El diagrama de Gantt, para quienes no estén familiarizados con el tema, es una herramienta gráfica que permite visualizar el tiempo total de una secuencia de actividades, por ejemplo, para un proyecto. Para graficarlos, el MS Project es una excelente herramienta, pero hoy aprendremos cómo crear un Gantt usando Excel.

Diagrama Gantt en Excel

¿Por qué Excel? La respuesta es bastante sencilla: No todos tienen el MS Project instalado, pero la mayoría sí tiene el MS Excel. ¿No tienen Excel? ¿son “libres”? Hay para todos señores, ya que pueden hacer exactamente lo mismo usando el Calc de Open Office.

Ya que antes aprendimos a cómo crear un gráfico de regresión lineal y una línea de tiempo en Excel. ¿Por qué no un Gantt? Comencemos entonces.

Gantt en Excel

Comenzaremos definiendo 4 columnas para realizar nuestro diagrama. Tengamos en cuenta que no se trata de un Gantt exacto dadas las limitaciones que supone el usar Excel y no un programa especializado, sin embargo, algo haremos.

Ingresar datos

Las columnas que usaremos serán un listado de actividades, una fecha de inicio, una duración (en días para este ejemplo) y una fecha de fin. Recomiendo ordenar las fechas de inicio de las actividades en forma ascendente, es decir, de aquella que comienza más temprano a la que comienza más tarde.

NOTA: No habrán en este diagrama limitaciones de precedencia, de modo que no nos complicaremos con una red a la cual apliquemos el método PERT.

El Excel con nuestros datos quedaría más o menos así luego de listar algunas actividades y tiempos:

Como se muestra en la imagen superior, los valores de las celdas de la columna de fecha fin de las actividades se obtienen a partir de la fecha de inicio sumando la duración de las mismas.

Recuerden que es necesario restar 1 día, para que así también cuenta el día en que están iniciando las actividades. Por ejemplo, si una actividad comienza el 1 de junio y dura 6 días, la fecha fin no puede ser 1 + 6 = 7 de junio, ya que si hacemos esto estamos dejando de contar el 1ero de junio. Las fechas de inicio consideran que las actividades se realizan al comienzo de ese día.

Gráfico Gantt

A continuación insertaremos el gráfico en Excel. Para esto, sin seleccionar ningún dato de la tabla que hemos creado, vamos a la pestaña Insertar e insertamos un gráfico de Barra/Barra en 2D/Barra apilada.

Gráfico de barra apilada 2D de Excel

Nos aparecerá un cuadro vacío, ya que  no hemos seleccionado ningún dato, sobre el que haremos clic derecho y seleccionaremos la opción Seleccionar datos… que nos nos mostrará una ventana. Hacemos clic en Agregar.

Agregar datos de un gráfico en Microsoft Excel

En la nueva ventana que nos aparece, llamada Seleccionar origen de datos, colocamos el cursor en el campo de Nombre la serie y luego seleccionamos la celda Fecha de inicio. Para el campo Valores de la serie, borramos el texto por defecto ={1} y seleccionamos el rango de celdas con los valores de las fechas de inicio. Hacemos algo análogo pero añadiendo otra serie de datos tomando esta vez la columna duración.

Fechas del diagrama de Gantt

Ahora en la misma ventana de selección de origen de datos hacemos clic en el botón Etiquetas del eje horizontal y seleccionamos el rango de celdas con los nombres de las actividades, es decir, en el ejemplo, desde Actividad 1 hasta Actividad 8.

Seleccionar Origen de los Datos en Microsoft Excel

Hacer lic derecho sobre la leyenda del gráfico y seleccionar Eliminar.

Eliminar leyenda del gráfico Excel

Ahora sobre las barras correspondientes a las series de datos de fecha de inicio hacemos clic derecho, luego seleccionamos la opción Dar formato a serie de datos y allí en la sección Relleno, cambiamos la opción a Sin relleno.

Formato de actividades del diagrama Gantt

Hacemos lo mismo pero haciendo clic en el gráfico (y seleccionando “Dar formato a serie de datos”), en la sección de actividades. Allí en el grupo de opciones por defecto (Opciones del eje) marcamos el check que dice Categorías en orden inverso como se muestra en la imagen debajo.

Dar formato al eje de actividades

Luego de esto ya nuestro diagrama se ve mucho mejor y se pueden deducir algunas cosas relacionadas a estas actividades, como por ejemplo, cuáles se solapan, cuáles comienzan luego de otras, la duración comparativa de las actividades, etc. Sin embargo, de momento las fechas aún no se visualizan bien ni ayudan mucho, así que arreglaremos esto.

Para esto definiremos un nuevo rango de fechas. Comenzaremos escribiendo en dos celdas aparte, la fecha de inicio y fecha de fin del proyecto (considerando la fecha de la actividad que comienza primero y la fecha de fin de la actividad que termina de último).

Formato de celdas fecha a número

Para el caso ejemplo tenemos la de inicio en 01/08/2010 y la de fin de proyecto en 14/09/2010. Cambiaremos el formato de estas celdas de fecha a número. Éstas fechas cambiarán entonces a su formato numérico, convirtiéndose en 40391.00 y 40435.00 respectivamente. Esto nos servirá para definir el rango de fechas del gráfico.

Hacemos clic derecho sobre la sección de fechas del gráfico y seleccionamos la opción de dar formato. Allí en la sección Opciones del eje definimos Mínimo y Máximo como Fijo tomando los números que obtuvimos de las fechas, es decir, 40391 y 40435. Los ingresamos y cerramos.

Dar formato de fecha al eje

Para finalizar podemos cambiar el formato de la fecha (desde la misma ventana anterior) en la sección Número, donde agregamos el formato dd/mm para omitir el año. Luego de agregarlo lo seleccionamos como un formato Personalizado y listo.

Campo fecha personalizado

Ya tienen su Gantt en Excel, debería quedar algo así como la imagen del inicio del post. Espero que les haya servido.

También pueden revisar este video en Youtube (en inglés) donde se describe el mismo método.

Etiquetas: , ,

Comentarios ( 50 ) en: Diagramas de Gantt con Excel
  • Andres dijo:

    Muchas gracias, esta facil y muy didactico.

  • Juan dijo:

    Muy buenas las explicaciones, y sobre todo graficas

  • jose alberto dijo:

    oye que buen aporte! gracias! me fue de mucha ayuda!

  • riggs dijo:

    De hecho el paso despues de introducir datos no resulta como dices puedes ampliar el tema

  • felipe dijo:

    no puedo visualizar en mi maquina las paginas excell de tu documento, xfa dime que programa necesito instalar para poder verlas.
    gracias

  • KnxDT dijo:

    Hola Felipe: Debes tener instalado Microsoft Office Excel.

    Saludos.

  • Marisa dijo:

    MUchas gracias!! pude realizar el trabajo gracias a las explicaciones.

  • edgar dijo:

    Hey gracias lo pude terminar… Buen pasatiempo el que tienes nuevamente gracias

  • LILIAN dijo:

    Gracias me ha ayudado muchisisimooo tu pagina, tenia una tarea urgentisima de la univ. GRACIAS..:)

  • lencho dijo:

    vean todo en la pagina y te ayudara muchisimo….

  • diego dijo:

    Excelente , muchas gracias me sirvio mucho para mi tesis!!!

  • Rafael dijo:

    No puedo ver las imagines en mi computador que programa es????

  • andres_9 dijo:

    gracias man!!! de mucha utilidad.

  • Angel dijo:

    Muy Bueno Gracias…

  • Zuny dijo:

    Hola!!! excelente la explicación me sirvió muchísimo para un trabajo de investigación, muy didactica y super entendible la explicación. GRACIAS!!!!

  • Luis Gerardo dijo:

    Gracias a personas como tu, gente que comparte sus conocimientos, el mundo sigue progresando, nunca dejaremos de agradecerles. GRACIAS.

  • russell dijo:

    hola que tal, me sirvio de mucho pero la verdad om,mites muchas cuestiones. espero que lo mejores.

  • Elena dijo:

    Excelente! Es de mucha utilidad lo publicado en esta pagina!

    Gracias! Me ayudo bastante!

  • Gio dijo:

    Excelente! Esto me va servir para aplicarlo en mi trabajo

    Gracias.

  • AN dijo:

    Que buen aporte compañero, deseo iniciar mis cronogramas con Gantt pero esto es un muy buen comienzo. Sele apunta

  • Jorge dijo:

    Muchas gracias es de mucha ayuda para las personas que no tenemos project y es muy simple realizarlos gracias

  • R. G Quilantan dijo:

    gracias; compartir el conocimiento con todos los demás es la acción más loable que pueda existir, gracias por tu tiempo y dedicación, me ha sido de mucha utilidad este ejemplo

  • Jhonma dijo:

    Muy agradecido, totalmente entendible y fácil de replicar este procedimiento, te agradezco mucho, has sido de mucha utilidad.

  • Lourdes Romero dijo:

    Excelente explicación!!! Muchas gracias muy útil!!

  • OSCAR LARA dijo:

    El programa excel es de mucha utilidad, tanto si lo ocupamos para programar proyectos o tareas pequeñas, felicidades al que hizo este aporte.

  • Anderson dijo:

    Hola, gracias por el aporte, esta muy detallado,sin embargo vale decir que en el cuadro de “modificar la serie” en el nombre de la serie solo se debe seleccionar el encabezado de la base de datos, pues en la imagen se indica los mismos valores para el nombre de la serie como para los valores, saludos

  • Sandra Cruz dijo:

    Muchas gracias, no sabeN la ayuda tan grande que me brindaron, les voy a hacer mucha publicidad con mis compañeros de la U

  • Brennero dijo:

    muchisimas gracias, hace tiempo que buscaba una forma de hacer un diagrama pero sin el proyecto. Sigan adelante, saludos

  • Sebastian dijo:

    Muy Bueno – Muchisimas Gracias.
    Hay manera de que el diagrama calcule el total de actividades?
    Por ejemplo del 31/08 al 10/09 hay dos actividades que se superponen. Que ese total figure debajo? Muchas Gracias nuevamente y Saludos.

  • seidy dijo:

    oye neta me ayudo esto estaba en un apuro i mega
    para examen final de desarrollo de emprendedores

  • Dilia Granados dijo:

    Exelente ayuda, muy agradecida

  • jessica dijo:

    ayyyyyyyyyyyyyyyyy de que aprieto que me sacaron para que pero esta pagina esta muy buena y completa. deberian haber mas paginas como estas.

  • ORTA dijo:

    gracias, muy bueno y super didactico, ya estoy por terminar mi carrera y habia olvidado como hacerlos, muchas gracias :-)

  • Lorena dijo:

    Super facil… muchas gracias por la ayuda…

  • Pablo dijo:

    Muchisimas Gracias !! =)

  • Angelica dijo:

    Excelente! Realmente una buena alternativa, ya que tuve que resetear mi Project y necesitaba hacer esto urgente! Gracias por el dato!

  • jessy gutierrez dijo:

    Muchas gracias!excelente la info!

  • GEOVANI dijo:

    EXCELENTE, MUCHAS GRACIAS!!!

  • martin dijo:

    GRACIAS CAPO !!!

  • Lis dijo:

    ¡Gracias por la clase! Muy didáctica y me ha sido muy útil.

  • George dijo:

    Puedes hacer una linea vertical que represente la fecha actual -Celda =Hoy()-

  • Ednaqui dijo:

    Fue de mucha ayuda, ya estos listo para los graficos de gantt. gracias por tu aporte

  • SephiMBC dijo:

    Buscando información con relación a la informática, varias veces me he topado con tu sitio y ha sido de mucha ayuda, Buen Trabajo. Gracias.

  • Ignacio dijo:

    Muchas gracias por tu aporte, me ha sido de muchisima ayuda. Muy buena tu web.

  • Pak0 dijo:

    Gracias por la aportación, me ha servido una barbaridad!!!

  • MARIA dijo:

    excelente! justo lo que necesitaba, muy bien explicado mil gracias!

  • Manuel dijo:

    Funciona a la perfeccion! gracias man!

  • Sergio dijo:

    Muchas gracias! Funciona, me ayudo para la administracion del tiempo de obra en mi proyecto en la universidad, me ahorraste mucho tiempo valioso.

  • Miriam dijo:

    Muchas gracias me ha servido de mucho para la realización del Trabajo de Fin de Grado!

  • Escalabilidad de tu proyecto online | Network 24 Hs dijo:

    [...] Analiza el tiempo que toman las acciones realizadas por ti y por tu equipo. Evalúa el tiempo realizado y el output que generan. Una forma de gestionar un proyecto evaluando tiempos por tareas es a través de un diagrama de Gantt que lo puedes desarrollar en un Excel [...]